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クラウドストレージは無制限がおすすめ!法人向けプランの選び方

インターネットを経由し、クラウドサーバー上にあるソフトウェアを利用できるサービスを、SaaS(Software as a Service)といいます。クラウドストレージはその1つです。

従来のソフトウェアとは異なり、アカウントを取得すれば、インストールしなくてもすぐに利用できます。カスタマイズの自由度が低いというデメリットはありますが、導入までの期間が短く、費用も抑えられるのが魅力です。またソフトウェアのアップデートやセキュリティの更新も、ベンダー側で行われます。自社で管理する必要がないので、コストや工程の削減にもつながるでしょう。

クラウドストレージがビジネスにおすすめな理由

ビジネスとテクノロジー

どこからでもデータの共有・アクセスが可能

データ管理に必要なコストを抑えられる

バックアップの手間を削減できる

顧客データや業務の記録、資料など蓄積されたデータは、企業にとってかけがえのない財産です。もし消失したり破損してしまったりすれば、大きな損害になりかねません。そのため自社サーバーでデータを保管している場合は、定期的なバックアップ作業が不可欠です。

一方クラウドストレージサービスは、自動でバックアップを行うシステムを備えています。自社での作業が不要になることが多いため、手間もコストも削減可能です。

またクラウドストレージの使用は、リスク分散にもつながります。災害によって自社サーバーや社屋がダメージを受けても、クラウドストレージにデータを保管してあれば、復旧までの時間も短縮できるでしょう。 クラウドブローカーとは

クラウドストレージの活用例

テクノロジー

取引先と情報共有する

社内だけでなく、取引先ともデータの共有ができるのが、クラウドストレージの強味です。メールに添付したり、保存したメモリーを手渡ししたりしていたデータのやり取りも、スムーズに行うことができます。画像や動画など容量の大きなデータも、圧縮する必要がありません。

また企画書や資料を画面共有すれば、打ち合わせをしながらの加筆修正も可能になります。先方に赴く必要がなく、いつでもデータを閲覧・確認できるため、作業効率のアップにもつながるでしょう。

パスワードやアクセス制限を設定すれば、相手は許可したデータしか見られないので、セキュリティの面でも安心です。

会議資料などのペーパーレス化

クラウドストレージを活用すれば、各自でアクセスして、必要なデータを自分のパソコンやタブレットにダウンロードできます。会議資料など書類のプリントアウトを減らし、オフィスのペーパーレス化を推進するのに有効です。

また書類の紛失や盗難、他の社員に勝手に見られるなど、情報漏えいにつながるリスクも減らせます。

検索性が高いのもクラウドストレージの特徴です。書類が増えてくると、見たいものを見つけるのに時間がかかることがあります。クラウドストレージなら、キーワードを入力すれば検索できるので、「あの書類はどこに格納したかな」と慌てずに済みます。

テレワークにも活躍

新型コロナウイルスの流行をきっかけに、在宅勤務・サテライトオフィス勤務などのテレワークが広まりました。これに伴って働き方も多様化しています。

クラウドストレージはこのような状況にも適しています。社員がどこにいてもデータにアクセスでき、共有による作業も可能なので、出社しているときと変わらない水準の仕事をこなすせるでしょう。

また画像や動画といった大容量のデータも、クラウドストレージにアップロードすれば、スムーズにやり取りできます。

クラウドストレージの選び方

テクノロジー

セキュリティ対策は最重要事項

クラウドストレージは権限を持っていれば、どこからでもアクセスできるのがメリットです。それだけにセキュリティ対策が重要となります。

ビジネスシーンで使用するクラウドストレージは、ログインIDやパスワードの二段階認証、ワンタイムパスワードなどの、セキュリティ機能を備えたものがよいでしょう。

また誰がアクセスしたかチェックできるログ管理機能や、データを送信する際に暗号化する機能もあると安全度が高まります。

こうしたより高度なセキュリティ対策は、有料版で利用できることがほとんどです。ビジネス利用するなら、データの安全な保管を第一に考えて、有料版を選択しましょう。

必要な機能を備えているかどうか

クラウドストレージを導入しても、備える機能はベンダーによって異なります。

導入する際には、必要な機能を備えているかどうかを必ずチェックしましょう。クラウドストレージのサービスは、パッケージ化されていることが多く、機能の追加が難しいためです。

ビジネス利用に必要とされる主な機能には、データの更新通知やログインIDがない人へのデータの送受信から、データの公開期限、ユーザーの有効期限などの設定などがあります。

スマートフォンやタブレットで利用するためのアプリがあるサービスなら、PC版と同じ機能が使えるかも確認しておきましょう。

使いやすさを比較する

操作性もクラウドストレージ選びには欠かせない要素です。優れた機能を備えたサービスでも、実際に利用する社員にとって使いにくいと、浸透しづらくなることがあります。

使いやすさを比較するには、無料トライアル期間を設けているクラウドストレージがおすすめです。できれば複数のサービスを利用して、比較するとよいでしょう。実際に使ってみることで、自社に合ったクラウドストレージが見つけやすくなります。

パソコン作業に不慣れな社員の感想も参考にしましょう。よく分からない人でも直感的に使えるかどうかは、操作性を判断するポイントの1つです。

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クラウドストレージは無制限がおすすめ!法人向けプランの選び方

インターネットを経由し、クラウドサーバー上にあるソフトウェアを利用できるサービスを、SaaS(Software as a Service)といいます。クラウドストレージはその1つです。

従来のソフトウェアとは異なり、アカウントを取得すれば、インストールしなくてもすぐに利用できます。カスタマイズの自由度が低いというデメリットはありますが、導入までの期間が短く、費用も抑えられるのが魅力です。またソフトウェアのアップデートやセキュリティの更新も、ベンダー側で行われます。自社で管理する必要がないので、コストや工程の削減にもつながるでしょう。

クラウドストレージがビジネスにおすすめな理由

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どこからでもデータの共有・アクセスが可能

データ管理に必要なコストを抑えられる

バックアップの手間を削減できる

顧客データや業務の記録、資料など蓄積されたデータは、企業にとってかけがえのない財産です。もし消失したり破損してしまったりすれば、大きな損害になりかねません。そのため自社サーバーでデータを保管している場合は、定期的なバックアップ作業が不可欠です。

一方クラウドストレージサービスは、自動でバックアップを行うシステムを備えています。自社での作業が不要になることが多いため、手間もコストも削減可能です。

またクラウドストレージの使用は、リスク分散にもつながります。災害によって自社サーバーや社屋がダメージを受けても、クラウドストレージにデータを保管してあれば、復旧までの時間も短縮できるでしょう。

クラウドストレージの活用例

テクノロジー

取引先と情報共有する

社内だけでなく、取引先ともデータの共有ができるのが、クラウドストレージの強味です。メールに添付したり、保存したメモリーを手渡ししたりしていたデータのやり取りも、スムーズに行うことができます。画像や動画など容量の大きなデータも、圧縮する必要がありません。

また企画書や資料を画面共有すれば、打ち合わせをしながらの加筆修正も可能になります。先方に赴く必要がなく、いつでもデータを閲覧・確認できるため、作業効率のアップにもつながるでしょう。

パスワードやアクセス制限を設定すれば、相手は許可したデータしか見られないので、セキュリティの面でも安心です。

会議資料などのペーパーレス化

クラウドストレージを活用すれば、各自でアクセスして、必要なデータを自分のパソコンやタブレットにダウンロードできます。会議資料など書類のプリントアウトを減らし、オフィスのペーパーレス化を推進するのに有効です。

また書類の紛失や盗難、他の社員に勝手に見られるなど、情報漏えいにつながるリスクも減らせます。

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テレワークにも活躍

新型コロナウイルスの流行をきっかけに、在宅勤務・サテライトオフィス勤務などのテレワークが広まりました。これに伴って働き方も多様化しています。

クラウドストレージはこのような状況にも適しています。社員がどこにいてもデータにアクセスでき、共有による作業も可能なので、出社しているときと変わらない水準の仕事をこなすせるでしょう。
クラウドブローカーとは
また画像や動画といった大容量のデータも、クラウドストレージにアップロードすれば、スムーズにやり取りできます。

クラウドストレージの選び方

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セキュリティ対策は最重要事項

クラウドストレージは権限を持っていれば、どこからでもアクセスできるのがメリットです。それだけにセキュリティ対策が重要となります。

ビジネスシーンで使用するクラウドストレージは、ログインIDやパスワードの二段階認証、ワンタイムパスワードなどの、セキュリティ機能を備えたものがよいでしょう。

また誰がアクセスしたかチェックできるログ管理機能や、データを送信する際に暗号化する機能もあると安全度が高まります。

こうしたより高度なセキュリティ対策は、有料版で利用できることがほとんどです。ビジネス利用するなら、データの安全な保管を第一に考えて、有料版を選択しましょう。

必要な機能を備えているかどうか

クラウドストレージを導入しても、備える機能はベンダーによって異なります。

導入する際には、必要な機能を備えているかどうかを必ずチェックしましょう。クラウドストレージのサービスは、パッケージ化されていることが多く、機能の追加が難しいためです。

ビジネス利用に必要とされる主な機能には、データの更新通知やログインIDがない人へのデータの送受信から、データの公開期限、ユーザーの有効期限などの設定などがあります。

スマートフォンやタブレットで利用するためのアプリがあるサービスなら、PC版と同じ機能が使えるかも確認しておきましょう。

使いやすさを比較する

操作性もクラウドストレージ選びには欠かせない要素です。優れた機能を備えたサービスでも、実際に利用する社員にとって使いにくいと、浸透しづらくなることがあります。

使いやすさを比較するには、無料トライアル期間を設けているクラウドストレージがおすすめです。できれば複数のサービスを利用して、比較するとよいでしょう。実際に使ってみることで、自社に合ったクラウドストレージが見つけやすくなります。

パソコン作業に不慣れな社員の感想も参考にしましょう。よく分からない人でも直感的に使えるかどうかは、操作性を判断するポイントの1つです。

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